Requisitos para tener firma electrónica

La velocidad con la que evolucionan los negocios hoy en día, el comercio en línea, la digitalización masiva de archivos y otros factores, nos han obligado a pasar de la firma tradicional en letra manuscrita a la firma electrónica. Su implementación se ha dado desde hace un tiempo, por ello te traemos información sobre los requisitos para firma electrónica en Ecuador.

 ¿Qué es la firma electrónica?

Esta es un registro de datos que básicamente representa a una persona natural o jurídica, cuya validez y valor legal es el mismo que posee una firma manuscrita. Es importante señalar que esta puede ser empleada para transacciones comerciales, así como también por la adquisición de productos y/o servicios vía online entre cliente y proveedor, entre entidades gubernamentales y/o empresas privadas.

Cabe destacar que los certificados que puedan ser generados por los posibles involucrados mencionados anteriormente deberán asignar una firma electrónica a un individuo en concreto, a través de un proceso de verificación de identidad, esto conlleva a que se otorgue a este la responsabilidad que deriva el empleo de este tipo de registro electrónico.

Es decir, este registro de datos, certificado o archivo electrónico, es poseedor de la información necesaria para garantizar la identidad del que será titular o representante poseedor de la forma. La funcionalidad de esta sirve para firmar documentos digitales o electrónicos, teniendo de igual forma una validación legal.

Desde luego, todo documento electrónico será legal siempre y cuando esté firmado con rúbricas electrónicas que sean generadas por organismos de certificación, autorizados en Ecuador por ARCOTEL. No está demás señalar que todo lo anterior se encuentra sujeto a lo especificado en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos.

Aspectos generales de una firma electrónica

Una firma electrónica en Ecuador tiene una vida útil, generalmente de 1 a 5 años, siendo los 2 años más comunes y los costos de estas van desde aproximadamente los $10,00 hasta los $60,00. Vale destacar como se mencionó anteriormente que esta puede ser fácilmente sustituto de una firma tradicional o lo que es lo mismo, manuscrita.

Asimismo, se señala que el diseño de esta puede ser diferente de acuerdo con cada proveedor, pero como un estándar, la firma electrónica incluye el nombre completo de firmante, la fecha y hora de la firma, el cargo o título del firmante y más.

Tipos de contenedores firma electrónica 

Los certificados de firma electrónica se emiten en tres tipos de contenedores, así que no está demás consultar al proveedor que la genere para seleccionar la más adecuada de acuerdo a si es una persona jurídica o natural, estos tipos son:

Token

Mediante un dispositivo inteligente que solo requiere de un puerto USB para su uso desde una computadora. Es necesario detallar que para la utilización de este no se requiere de una instalación y/o configuración, además que no permite generar una copia del archivo fuente contentivo en este.

Archivo

Luego de que el agente generador origine el certificado, el cliente recibe su contraseña de entrada y,  a su vez, el certificado adjunto en un archivo PKCS#12 vía correo electrónico. El acceso a  la firma electrónica solo se puede dar mediante la clave confidencial por medios que solo el cliente maneja además de estar bajo su custodia.

Certificado remoto

Este tipo de certificado, el cual es gestionado por la Entidad de Certificación del Consejo de la Judicatura, permite operaciones con firma electrónica a través de la administración centralizada de claves y certificados de firma. Vale destacar que estos tipos de certificados se encuentran guardados en un Módulo de Seguridad Hardware (HSM).

Ahora, todos aquellos usuarios que deseen entrar a sus claves y certificados a distancia deberán trabajar con el utilitario UKC, este proporciona la descarga del certificado electrónico por medio de cualquier dispositivo electrónico (pc, tablet y/u otros) para, posteriormente, emplear la firma en los documentos que requiera la misma.

¿Cómo funciona?

La información encriptada en una firma electrónica funciona de acuerdo con cuatro principios, los cuales serán detallados a continuación:

• Identidad:  esta permite comprobar y validar la identidad del titular de la firma electrónica.
• Confidencialidad: el remitente sabe que la información del documento ha sido encriptada y solo el destinatario puede desencriptarla.
• No repudio: el firmante no puede contradecir o negar la firma de un documento si para ello ha utilizado una firma electrónica, emanada por entidades certificados y avaladas en Ecuador para ello.
• Integridad: permite el cifrado y el resguardo de datos, con la finalidad de evitar que se vean comprometidos por ataques cibernéticos y similares.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

El uso de una firma electrónica hace que todos los procedimientos ejecutados, bien sea por una institución pública, privada o clientes particulares, sean seguros y confiables. Entre algunos de los trámites para los que se encuentran permitidos el uso de esta tenemos:

• Efectuar pagos y entregas de tributos.
• Estampar firma como consentimiento de documentos y/o formularios públicos.
• Presentar una apelación y/o solicitudes.
• Efectuar trámites relativos a los registros municipales.
• Realizar consultas sobre multas de tránsito.
• Efectuar diligencia de subvenciones.

¿Cuáles son los requisitos para firma electrónica en Ecuador?

Antes de realizar el proceso de obtención de un certificado, es importante saber que deberá principalmente contar con ciertos requisitos para firma electrónica en Ecuador. Vale subrayar que la información a proporcionar a de estar escaneada en formato PDF, entre ellas mencionamos:

Persona natural

Si es una persona natural, la que ha de realizar la solicitud para una firma electrónica, deberá contar con la documentación que a continuación se detalla:

• Documento de identidad nacional, pasaporte o cualquier otro documento de identificación válido a color.
• Boleta de votación actualizada. Este requisito para firma electrónica en Ecuador, se excluyen los adultos mayores de 65 años nacionales, cuyo domicilio se encuentra en el extranjero , los nacionales que forman parte de algún componente militar o policial y personas con discapacidad.
• Último recibo de servicio público que permita comprobar su dirección de domicilio.

Persona jurídica

En caso de que desee efectuar este trámite y posea esta condición de persona jurídica, los requisitos necesarios para proceder con lo siguientes son:

• El RUC de la empresa.
• Documento de identidad nacional, pasaporte o cualquier otro documento de identificación válido a color de quien será el delegado de la misma.

• Boleta de votación actualizada de quien será el delegado para ello. Este requisito para firma electrónica en Ecuador, se excluyen los adultos mayores de 65 años, nacionales cuyo domicilio se encuentra en el extranjero , los nacionales que forman parte de algún componente militar o policial y personas con discapacidad.
• Certificado de nombramiento o empleo firmado por el representante legal.
• Poder firmado por el representante legal. (En caso de cesión o comisión adjuntar el oficio de la Comisión). Importante, deberá asegurarse de que el poder esté dirigido al director en funciones.

¿Cómo obtener la firma electrónica?

Antes de comenzar con el proceso, es fundamental especificar que la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, en su artículo 37 expresa de forma detallada que el organismo responsable de proporcionar la certificación a las diversos organismos de Certificación de Información y Servicios Vinculados Acreditados y Terceros Vinculados, es ARCOTEL.

Así que en forma de proporcionar el servicio de firma electrónica, está ha otorgado a ciertas instituciones la autorización para la generación de este tipo de instrumento. Entre estas instituciones a las que hay que suministrar los requisitos para la forma electrónica en Ecuador se encuentran las siguientes:

• Banco Central del Ecuador.
• Registro Civil.
• Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S.A.
• Consejo de la Judicatura.
• ANFAC Autoridad de Certificación Ecuador C.A.

Para aquellos que deseen solicitar una firma electrónica a una institución pública o similar, deberán realizar esta gestión a través del Banco Central del Ecuador, el Registro Civil y el Consejo de la Judicatura. Entonces, si la solicitud ha de ser realizada por el Banco Central del Ecuador tendrá que cumplir con las indicaciones siguientes:

• Ingrese a la página oficial del Banco Central del Ecuador, puede realizarlo a través de este link.
• Posteriormente, deberá dirigirse a la sección disponible de Firma Electrónica/Solicitud de Certificado.
• Para proseguir con el trámite, tendrá que completar un formulario de solicitud y a su vez, deberá adjuntar los documentos que fueron mencionados previamente.
• Una vez que haya cumplido con lo anterior, se le proporcionará una cita para asistir personalmente a esta entidad.

• Cuando se encuentre de manera presencial el día que le corresponda, según lo señalado previamente, deberá dirigirse al Módulo de Información con la finalidad de comprobar el estado de su solicitud.
• Luego, procederá con la cancelación de la tasa correspondiente para este trámite que es de unos $54,88 dólares aproximadamente, con impuestos incluidos.
• Para finalizar, deberá ingresar a los Módulos de Firma Electrónica para que pueda recibir finalmente el servicio solicitado.

En caso de que desee realizar este tipo de trámite para una institución privada, puede trabajar con Security Data. La solicitud a través de esta opción es bastante simple porque no se requiere de la asistencia física, aunque esta opción tampoco se descarta, sino que puede gestionar la misma en línea; todo queda a criterio del solicitante. Entonces, para efectuar la petición por esta vía se debe:

• Para comenzar, tiene que ingresar a la página web de esta institución, que puede hacerlo a través de este link.
•  Selecciona la opción de su preferencia entre En línea o Presencial.
• Una vez especificado lo anterior, procederemos con dar clic en Solicítala aqu,  tomando como ejemplo la opción En línea.
• Después deberá completar un formulario de solicitud y a su vez, tendrá que adjuntar los documentos que fueron mencionados previamente como requisitos para firma electrónica en Ecuador. Esta información suministrada pasará a ser verificada por la unidad correspondiente de Security Data, una vez que dé el visto bueno se continua con lo siguiente.

• Acto seguido, deberá proceder con la cancelación de la tasa correspondiente para este trámite la tarifa más alta es de unos $64,51 dólares aproximadamente con impuestos incluidos.
• Por último, podrá descargar con facilidad su firma electrónica.

Si ha de utilizar los servicios de emisión de firma electrónica del Consejo de la Judicatura, lo inicial a realizar es el registro de la institución, empresa u otro a través del siguiente link. Luego del proceso anterior, continua con los pasos que a continuación se presentan:

• Una vez realizado el registro, como en los casos anteriores, se deberá completar un formulario para la solicitud de la firma electrónica que puede realizarlo entrando directamente en este link.  A este tendrá que adjuntar los documentos mencionados previamente como requisitos para firma electrónica en Ecuador.
• Luego que este organismo valide su solicitud, le será remitido vía correo electrónico la información sobre la tasa a cancelar por el certificado y a su vez, los datos bancarios dónde ha de ser realizado el pago correspondiente.
• Para finalizar, el solicitante deberá asistir presencialmente a la Unidad de TIC’s del Consejo de la Judicatura, con su documento de identidad nacional, el comprobante de pago y copia del correo de aprobación recibido por esta organismo para que le sea entregado el certificado de firma electrónica.

Ventajas de la firma electrónica

La utilización de la firma electrónica en los procesos de documentos, trae consigo las ventajas que a continuación se detallan en esta publicación sobre los requisitos para firma electrónica en Ecuador:

• Los documentos contarán con una mayor seguridad e integridad. Es importante destacar, que todo documento que contenga una firma electrónica no puede ser modificado por lo que esto garantiza su autenticación, además de la identidad del firmante.

• Menos uso de papel, aparte de que es una medida amigable con el medio ambiente también proporciona una mayor utilización del espacio físico, ya que no se requiere de espacio para el almacenamiento físico de documentos.
• Se evitan viajes y traslados (logística en el tratamiento de documentos físicos).
• Reducción del tiempo de ejecución del proceso (se evita el acumular y se aminoran los procedimientos manuales).
• Se guarda una reserva de tiempo, esto permite el que se pueda distribuir, prestar atención y firmar todos los documentos contenidos en la estructura documental.
• Permite el ahorro económico y la disminución de costos, ya que no se adquiere en cantidad masiva materiales de papelería como papel, carpetas, tinta y más.
• Como se mencionó previamente, es amigable con el medio ambiente. La disminución del consumo de papel trae consigo dos efectos secundarios sobre el medio ambiente, siendo estos:  un aumento en la producción de CO2 y una disminución en la capacidad de absorción de gases de efecto invernadero.

Preguntas frecuentes

A continuación, se presentan las preguntas que frecuentemente son realizada por los usuarios sobre todo lo relacionado con los requisitos para firma electrónica en Ecuador, su uso y más. Estas son:

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica, pero son distintas. La firma digital es más segura y a prueba de manipulaciones, lo que encripta el documento e incrusta permanentemente la información en él si un usuario intenta realizar algún cambio en el documento, entonces la firma digital será invalidada.

En otro orden, una firma electrónica se asemeja a la firma digitalizada en cuanto a la comprobación con la identidad del firmante, bien sea por los diversos medios como el correo electrónico, identificación de la empresa, PIN de teléfono y otros métodos.

¿Quiénes pueden obtener firma electrónica?

Los certificados de firma electrónica pueden ser solicitados y otorgados, por todos aquellos que se mencionan a continuación:

• Persona jurídica.
• Persona natural.
• Funcionario público.
• Representante legal o miembros delegados de una empresa.

¿Por qué es mejor usar mí firma electrónica, en vez de hacer click en un check box y así dar mi autorización?

No es necesario que emplee la firma electrónica, pero esto depende del nivel de exigibilidad requerido por la ley y la seguridad que desee otorgar a la transacción. Vale resaltar que una firma electrónica avanzada puede identificar al usuario que firma de forma muy concreta, entonces si se presenta una acción legal y se ha utilizado la firma electrónica, deber saber que esta es una garantía que permite verificar si el cliente o socio fue quien realmente firmó el contrato o documento.

¿Cómo se hace el timestamping?

La evidencia electrónica se registra en el curso del proceso de firma, por lo que este se va generando a partir de cada etapa ejecutada desde el momento en que se entrega el mensaje, hasta que se firme finalmente el documento. Se utiliza una agencia oficial de sellado de tiempo para asegurar el documento, y en caso de cambio la cadena de protección termina.

¿Qué pasa si mi firma electrónica no es igual a mi firma manual?

Nada, durante todo el proceso de la firma y a medida que se van obteniendo información biométrica en el gráfico de quien firma, la velocidad, celeridad y otros elementos, se puede corroborar a través de estos. En realidad, el que las firmas no presenten similitud alguna no es derivante de problema alguno.

¿Existen tipos específicos de documentos que no se pueden firmar electrónicamente?

La mayoría de los documentos que son relevantes para la gestión de activos se pueden firmar electrónicamente. Sin embargo, los documentos catastrales, los poderes permanentes y los testamentos, por ejemplo, a menudo todavía se consideran inadecuados para la firma electrónica.

¿Necesito hardware o software adicional para firmar documentos electrónicamente?

Todo lo que necesita para colocar una firma electrónica avanzada es un mouse o un panel táctil. Para crear una firma calificada, también necesitará hardware calificado como un lector de tarjetas inteligentes.

¿Cómo se transmiten los documentos para que se firmen electrónicamente?

Para permitir que alguien firme un documento electrónicamente, debe proporcionarle a esa persona un enlace exclusivo para ese fin. Tan pronto como el destinatario haga clic en él, se abrirá una sesión en su navegador y podrá proceder a crear una firma electrónica.

Hay varias formas de guiar al firmante a su enlace único. El enlace se le puede enviar por correo electrónico, por ejemplo, preferiblemente en forma de un práctico y atractivo botón HTML. Otra opción es dirigir al firmante a su empresa o portal de clientes y presentar el enlace como un botón de firma.

¿Todas las partes involucradas tienen que firmar electrónicamente si una persona usa una firma electrónica?

Ese no es un requisito estricto, pero lo recomendamos encarecidamente. Porque si todas las partes involucradas firman un documento electrónicamente, es mucho más fácil digitalizar y automatizar los flujos de documentos completos para mejorar sus procesos internos al final.

¿Qué impacto ha tenido la crisis del coronavirus en la aceptación de la firma electrónica?

Se ha demostrado que el uso mensual de firmas electrónicas ha aumentado significativamente. Cuando las organizaciones se vieron más o menos obligadas a trabajar de forma remota, la firma electrónica se convirtió en la nueva normalidad para muchas de ellas. Además, la mayoría de las organizaciones no consideran que este cambio sea una tendencia temporal: la digitalización se ha acelerado estructuralmente.

No obstante, algunas organizaciones han recurrido a una solución provisional y hasta el día de hoy continúan confiando en métodos aparentemente más simples, como el escaneo y el envío de firmas manuscritas por correo electrónico. Desde una perspectiva técnica, es posible que obtengan una firma electrónica técnicamente, pero una que es muy débil desde una perspectiva de seguridad y regulatoria. Sería mucho mejor optar por medidas estructurales, un enfoque más seguro y preparado para el futuro

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